湖北大学知行学院财务内控管理制度（晢行）

湖北大学知行学院财务内控管理制度（晢行）

为进一步规范财务内部管理，建立和完善内部控制、监督制度，做到凡事有章可循，有人负责，有人监督。根据《会计法》、《事业单位财务规则》等有关规定，结合本院的实际情况，特制订本制度。

第一条、实行财务岗位责任制书面形式

为了避免在实际工作中形成的事实分工和口头分工的矛盾等形式，应在确定职责时将各岗位中应承担的任务及应达到的标准以书面形式明确化、详细化。同时，各上岗人员应要求认真阅读，并在阅读后予以确认签字，避免事后推诿。

第二条、岗位分工应以不相容职务分离为原则

在进行岗位职责设计时，应当运用不相容职务相分离原则，利用各岗位分工形成的内部牵制作用，达到各岗位相互勾稽的效果。以下几种不相容职务应分离：

1、授权岗位应与执行岗位进行应分离；

2、执行某项业务的工作与审核该项业务的工作应分离；

3、执行某项业务的工作与记录该项业务的工作应分离；

4、保管某项财产的工作与记录该项财产的工作应分离。

第三条、货币资金的管理

1、 现金管理

出纳员必须按照《现金管理晢行条例》严格管理现金，第一从银行提取报销备用金严格实行联签制；第二不属于现金开支范围的支出一律不予报销；第三超过库存限额的现金及时存入银行；第四现金结算必须做到日清月结，形成定期现金盘点制度，出纳在进行现金盘点现金时，必须在会计人员的监督下进行，根据盘存结果填制现金盘存表。

2、 银行存款管理

按照《支付结算办法》定期检查、清理银行账户的开立、使用情况，按月要求专人编制银行余额调节表，由第三人对银行对账单及编制的银行余额调节表进行复核，对未达账项应及时进行核实，查明原因及时处理。

3、 货币资金交接管理

出纳岗位临时交接时，支票及相关印章等接交时间、内容、监交人等手续必须齐备；由他人代理出纳工作后，交还出纳时，也必须办理接交手续，写明支票及相关印章等接交时间、内容、监交人等。

第四条、会计岗位责任规定

会计岗位根据分工不同，将其分为记账会计、复核会计、主管会计。

一、记账会计的岗位要求

1、原始凭证编制记账凭证时必须严格按照《会计法》、《事业单位财务规则》等相关法规，处理各项经济业务；在编制会计凭证时应将各原始凭证的报销金额与所附原始单据进行核对，检查账实是否相符。

二、复核会计的岗位要求

1、复核凭证时应以《会计法》、《事业单位财务规则》等相关法规为复核依据，对记账的方法、记账的依据进行复查。

2、应及时向记账会计、出纳等相关人员反馈复核结果，当复核中发现凭证需要进行调整时，应及时与记账会计进行沟通，依据相关法规进行账务调整。

第五条、会计电算化账务操作规范管理

1、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软

件非法的修改和删除；明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限，对操作密码要严格管理；操作人员离开计算机时，应执行退出会计软件，杜绝未经授权人员操作会计软件。

2、定期由专人负责会计软件的备份，对磁性介质存放的数据要进行双备份；根据实际情况备份上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容；并制订专管员操作手册，将其操作流程以书面形式记录下来，以便备查。

3、保证存放服务器专用房间的安全、整洁，要经常对有关设备进行保养、杀毒。

4、对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。计算机硬件和软件出现故障时，应及时向部门负责人汇报，说明情况，找出解决办法。

第六条、各种档案资料管理规定

为了加强财务处档案管理工作，建全各种档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等程序。财务处档案分为两种：第一种为文书档案，包括：单位预算、计划、制度等文件材料；第二种为会计档案，包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类（银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、收费记录等）。

1、每年形成的档案应将原始资料整理立卷、装订成册；进行登记造册，转入档案室；每月没有送入档案室的会计档案应由会计统计负责保管：

2、档案应由专人负责管理，对档案应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密；

3、会计档案原件查阅方式分为两种，第一种外单位查阅，这种情况原则上不得查阅，遇有特殊需要，要有正式介绍信，经单位领导人、部门负责人批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复印件，但必须办理查阅手续，做好登记查阅内容，登记内容包括：查阅人姓名、单位、查阅档案的内容及卷号、查阅用途；第二种本单位查阅，这种情况须所在部门提出申请，经本部门负责人批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制件，做好登记查阅内容，登记内容包括：查阅人姓名、部门、查阅档案的内容及卷号、查阅用途。调阅所有会计凭证进行复印时，必须由财务人员亲自办理，不得代办。

4、会计档案保管期限（以行政事业单位保管期限为标准）

5、会计档案的销毁要求：首先应编造会计档案销毁清册，会计档案保管期满后，由本单位档案管理部门提出意见，会同财务部门、审计监查部门进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册，单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见；其次由专人负责监销，销毁会计档案时，应当由单位的审计监督部门陪同财务部门人员共同销毁；销毁前应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点；销毁后，监销人、经手人应在销毁清册上签字，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条、学院各种票据的管理

一、学院收款票据的管理，学院收款票据包括：学费收据、行政事业单位结算票据、税务专用收据、学院内部结算收据。

1、学院的各种专用收费票据必须由专人负责管理，对专用收费票据应定期清点使用数与库存数，根据使用情况，定期到财政厅或税务机关的相关部门办理收据的购领及核销业务；

2、收费需要收费票据时，经部门领导同意后，到票据专管人员处领取票据，根据票据规定的范围及要求开出票据，票据专管人员应及时登记票据领取数、领用人、页码及用途等信息；未使用完的收费票据应及时退回给专管人员；在开出票据时，发生错开、重开等情况时，必须将全部联次粘贴在原发票存根上套写“作废”两字，到票据专管人员处办理核销时不能缺少任何一联作废的票据，由票据专管人员统一保管，以备查核。

3、各种收费票据保管的期限及要求为：已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年以上，保存期满，应报经财政厅或税务机关查验后销毁。使用发票的单位和个人应当妥善保管发票，不得丢失。发票丢失，应于丢失当日书面报告票据主管机关，并在报刊和电视等传播媒介上公告声明作废。

4、各种票据在实行专人管理时，要对票据管理予定期核查，确保各种票据领用、发放、注销等符合规范。

二、学院支付票据的管理，支付票据包括：现金支票、银行支票、汇票、本票。

支付票据的使用及保管方式，首先应建立支付票据购领使用册，由出纳以外的人员保管、记录；其次出纳根据使用情况申请购买支付票据时，必须先由专管人员进行登记，登记内容包括：购买支付票据的种类，编号等；出纳办理支付票据领用手续后，再进行使用。出纳在使用过程中，如果发生错开等情况时，应在票据上盖 “作废”两字的签章，同时要将支票存根粘贴在支付票据上；到专管人员处办理核销时，应将作废的票据交于专管人员保管。

第八条、财务处专用签章的管理

财务处专用签章包括：部门专用章、财务专用章、单位法人专用章、部门负责人专用章、个人专用章。为了保证签章使用的安全性、合法性，严禁一人保管支付款项所需的全部签章，严禁印章放在办公桌面，任何人均能盖章的情况。部门专用章应由财务负责人保管，实行使用登记制；财务专用章应由分管核算的负责人或主管会计保管，实行使用登记制；支票印件专用章（单位法人专用章、部门负责人专用章）可由出纳保管，实行使用登记制；个人专用章由个人保管。